Politik for behandling af personoplysninger (GPDR)
Politik for behandling af personoplysninger
Dette dokument beskriver kortfattet Grundejerforeningen Løserup Strands processer og formål med behandling af personoplysninger (GPDR – Generel forordning om databeskyttelse).
Politikken beskriver også, hvilke data der behandles, og hvem der er involveret i behandlingen. Politikken er tilgængelig på foreningens hjemmeside. www.loeserup-strand.dk.
Formål:
I tillæg til Grundejerforeningens almindelige formål jf. foreningens vedtægter, som er tilgængelig på foreningens hjemmeside, indsamler foreningen persondata for at have overblik over:
- hvilke grundejere, der er medlemmer af foreningen
- hvilke grundejere, der ikke er medlem af foreningen, men betaler vejbidrag til foreningen
- for at kunne opkræve kontingent
- for at kunne opkræve vejbidrag
- for at kunne håndtere restancer og udsende rykkere
- for at kunne service medlemmer og ikke medlem med væsentlig information om forhold i foreningen
Indsamlede data:
Foreningen indsamler følgende obligatoriske data om det enkelte medlem / ikke medlem:
- navn
- vinteradresse
- sommerhusadresse
- telefonnummer(e)
- e-mailadresse(r)
- medlemsnummer / betalings id
- matr. nr.
- højde på beplantning jf. deklarationer
Foreningens kasserer fører et medlemsregister med udgangspunkt i ovenstående data. Registret opdateres løbende, f.eks. i forbindelse med ejerskifte, adresseændring og lignende.
Medlemmer af bestyrelsen inkl. suppleanter har adgang til medlemsregisteret. Afgående bestyrelsesmedlemmer, skal efter endt overlevering af bestyrelsespost destruere foreningens data. Det er det enkelte afgående bestyrelsesmedlems ansvar at dette sker.
Der indsamles udelukkende ikke personfølsomme data som et led i foreningens arbejde. Samtykket hertil anses for givet i det øjeblik:
- hvor ejendomsoverdragelse oplyses via f.eks. ejendomsmægler, advokat mv.
- medlemmet / ikke medlemmet selv oplyser foreningen om tilflytning / ejerskifte / adresseændring.
Indsamlede data deles med f.eks. betalingsservice og advokatbistand i forbindelse med restancer og inkasso. Endvidere videregives oplysninger til ejendomsmæglere og advokater ifm. ejerskifte/salg ved henvendelse fra disse. Vi forudsætter, at sælger har indgået aftale med ejendomsmægler / advokat om dette forhold.
Vi videregiver ikke oplysninger til andre end ovenstående – ej heller andre grundejere uden medlemmets udtrykkelige samtykke. Hvis en grundejer ønsker at komme i kontakt med en anden grundejer gennem foreningen, retter foreningen henvendelse til grundejeren og beder denne tage kontakt til den forespørgende grundejer.
Vi sælger eller videregiver ikke oplysninger til markedsføring.
Eksempler på hvad indsamlede data bruges til:
- udsendelse og betaling af kontingent og vejbidrag
- udsendelse af rykkere
- udsendelse af indkaldelse til generalforsamling
- udsendelse af nyhedsmails
- udsendelse af referat af generalforsamling
- udsendelse af informationer om arrangementer og anden væsentlig information (f.eks. arbejdsdage / skt. Hans)
- formidling af kontakt mellem grundejere
- oplysning om dit navn og din vinter- og sommerhusadresse på hjemmesiden, såfremt du er valgt til et tillidshverv på generalforsamlingen
- medlemsliste i foreningens opslagstavle (navn og sommerhusadresse / ikke medlemmer og sommerhusadresse)
- navne og sommerhusadresser som er angivet referater fra generalforsamlinger vil være offentlige tilgængelige på foreningens hjemmeside samt ved oplag i foreningens opslagstavle.
Vi anvender et eksternt firma til WEB-hosting (WEB-hotel) til håndtering af mails og hjemmeside. Pt. anvendes ONE.COM.
Digital kommunikation:
Er e-mailadresse registeret i medlemsregisteret fremsendes alle dokumenter, meddelelser og nyhedsbreve som udgangspunkt digitalt via e-mail. Bestyrelsen er berettiget til at fremlægge f.eks. referater, vedtægter mv. via foreningens hjemmeside eller anden tilsvarende fildeling.
Er e-mailadresse ikke oplyst fremsendes udelukkende indkaldelser, opkrævning af kontingent og vejbidrag, via brevpost. Referater og vedtægter kan rekvireres via foreningens kasserer.
Det er frivilligt at modtage digital kommunikation. Dette kan til enhver tid afmeldes ved skriftlig henvendelse til foreningens kasserer, kasserer@loeserup-strand.dk
Såfremt digital kommunikation afmeldes, modtager medlemmet ikke andre informationer fra Grundejerforeningen Løserup Strand. Indkaldelse til generalforsamlinger og opkrævninger af kontingent og vejbidrag vil herefter blive udsendt via almindelig brevpost.
Dataansvarlig:
Grundejerforeningen Løserup Strand er dataansvarlig efter de gældende regler om beskyttelse af personoplysninger (GPDR).
Medlemmerne har altid ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger foreningen har registreret og bede om at få dem rettet eller slettet, hvis de er ukorrekte, ufuldstændige eller irrelevante
Vi kan kontaktes via formand@loeserup-strand.dk eller kasserer@loeserup-strand.dk
Bestyrelsen
Holbæk den 18-08-2018